Lai vai kādas nebūtu pasaules tendences attālinātā darba jautājumā, lielai daļai uzņēmumu birojs joprojām ir nepieciešamība. Un, protams, lielākoties birojos ir biroja administrators. Biroja administratora loma katrā uzņēmumā ir nedaudz atšķirīga, arī tas, kā viņu uztver vadība un kolēģi, atšķiras – vieni viņu uzskata par biroja dvēseli, citi par biroja pārvaldnieku, vēl citi par privāto asistentu visos iespējamajos jautājumos.
Lai kādu lomu biroja administratoram nepiešķirtu, galvenie pienākumi nemainās: laipna kolēģu, klientu un sadarbības partneru sagaidīšana, ienākošās un izejošās korespondences apstrāde, ienākošo zvanu pieņemšana, birojam nepieciešamo preču pasūtīšana, attiecību uzturēšana ar piegādātājiem, lietvedība, rūpes par kolēģiem un biroju kā tādu. Diezgan iespaidīgs pienākumu saraksts, vai ne? Tomēr nereti, īpaši mazos un vidēji lielos uzņēmumos, kur kopējais biroja darbinieku skaits nav tik liels, vadībai patīk piešķirt biroja administratoram kādu papildu un, bieži vien, pilnīgi nesaistītu uzdevumu. Viena no izplatītākajām idejām ir mēģinājumi izmantot biroja administratoru kā mārketinga speciālistu, īpaši, ja uzņēmuma darbības specifikas dēļ mārketinga nodaļas pakalpojumi ikdienā nav nepieciešami. Tā teikt, kas tad tur – uzturēt uzņēmuma sociālos tīklus un ik pa laikam sagatavot kādu tekstu, vizuāli vai reklāmas materiālu? Un, ja reiz ir sagatavots, reklāmu var arī nopublicēt, nav nekāds laikietilpīgais darbs! Izklausās pazīstami? Tad ļaujiet mums paskaidrot, kāpēc tā nav laba doma.
Alex Green no Pexels
No kurienes ir ieradums?
Lai labāk saprastu problēmas būtību, nepieciešams saprast tās rašanās iemeslus. Protams, katrs uzņēmums ir atšķirīgs un arī situācijas atšķiras, tomēr zināma līdzība ir saskatāma daudz kur.
Universālais kareivis
Bieži vien, uzsākot uzņēmējdarbību, ierobežotu resursu dēļ jaunais uzņēmējs ir gatavs darīt visu pats – izstrādāt stratēģiju, kārtot finanses, tikties ar klientiem, sagatavot piedāvājumus, pārvaldīt uzņēmuma dokumentāciju, pakot preces utt. Līdz, uzņēmumam attīstoties, nesāk parādīties jauni darbinieki. Un tad var likties – ja es visu varēju izdarīt pats, kāpēc nevar citi? Viss taču ir uzņēmuma attīstības vārdā! Bet te ir svarīgi aizdomāties – vai ir godīgi no algota darbinieka prasīt tādu pašu atdevi kā no uzņēmuma īpašnieka? Galu galā, ja šāds darbinieks būtu gatavs ieguldīt visu savu laiku un pūles uzņēmuma attīstībā, pilnībā izejot ārpus sava amata robežām, visticamākais, viņam būtu pašam savs uzņēmums.
Citas prioritātes
Uzsākot biznesu, ir svarīgi izvirzīt prioritātes. Un ir tikai pašsaprotami, ka sākotnēji mārketinga aktivitātes ir tendētas vairāk uz kvantitāti, nekā kvalitāti. Tā teikt, kad klientu būs vairāk un ienākumi lielāki, tad varēs sākt domāt par pienācīgu zīmola izveidi un citām niansēm. Un varbūt noalgot kādu mārketinga speciālistu. Taču šobrīd resursi ierobežoti – jāiztiek ar to, kas ir. Profili sociālajos tīklos un reklāmas palīdz piesaistīt jaunus klientus, tātad ir vajadzīgi, taču mārketinga stratēģija var pagaidīt, galvenais, lai esam klātesoši. Pāris ierakstu un kādas vienas reklāmas mēnesī dēļ jau nav jēgas ņemt štatā darbinieku – labāk palūgt kādu no esošajiem darbiniekiem, lai izdara brīvākā brīdī.
Kā labāk risināt ierobežotu resursu problēmu? Šeit lielisks palīgs varētu būt aģentūra, kas var profesionāli nodrošināt jūsu vajadzībām pielāgotus mārketinga pakalpojumus jums nepieciešamajos apjomos. Par šo vairāk pastāstīts zemāk.
Katram savs darbības lauciņš
Mēs katrs dzīvē kaut ko esam mācījušies, par kaut ko interesējušies, katram no mums ir savas stiprās un vājās puses. Kas attiecas uz profesijas izvēli, pārsvarā to ietekmē visi minētie faktori. Arī jūsu biroja administrators savu amatu, visticamāk, izvēlējās noteiktu apsvērumu vadīts. Iespējams, viņam patīk uzturēt kārtību un sakārtot vidi ap sevi, iespējams, padodas lietvedība un sistemātiski uzdevumi vai gluži vienkārši sagādā prieku rūpēties par kolēģiem. Tas viss viņu padara par lielisku administratoru, taču tas pilnīgi noteikti nepadara viņu par lielisku mārketinga speciālistu! Varbūt jūsu administratoram sagādā grūtības darbs ar tekstiem, iespējams, viņam trūkst izpratnes par vizuālo noformējumu un, vēl jo vairāk, par reklāmas kampaņu izveidi un rezultātu analīzi. Galu galā šie uzdevumi prasa pilnīgi citu iemaņu, zināšanu un pat interešu kopumu. Tieši tāpēc, pat ja jums ir pasaulē labākais biroja administrators, jūs nevarat sagaidīt, ka viņš būs labs mārketinga speciālists. Jūs taču neprasītu automehāniķim salabot jums zobus!
Kāpēc tas ir svarīgi?
Veiksmīgai uzņēmuma attīstībai ir nepieciešami gan zinoši darbinieki, gan stabila pozīcija tirgū. Pie neveiksmīgas atbildību sadalīšanas, var pazaudēt gan vienu, gan otru.
Mārketings kā palīgs biznesa attīstībā
Pie mūsdienu izvēļu pārpilnības nevar gaidīt, ka klienti jūs izvēlēsies tikai kvalitatīvas preces vai pakalpojuma dēļ. Lai izceltos konkurentu vidū, ir ārkārtīgi svarīgi strādāt pie zīmola izveides. Spēcīgs zīmols liks jūsu klientiem, esošajiem un potenciālajiem, atcerēties par jums brīdī, kad viņi būs gatavi veikt nākamo pirkumu. Jo ar zīmolu, tā stāstu un cilvēkiem, kas to rada, sasaistīt sevi ir daudz vienkāršāk nekā ar preci.
Zīmols – tā nav tikai vizuālā identitāte. Tās ir asociācijas, ko ietekmē uzņēmuma vērtības, komunikācija ar patērētājiem, īpaši, sociālajos tīklos, gatavība iesaistīties sarunās ar klientiem, prasme parādīt savu ekspertīzi. Tā ir valoda, kurā runājat ar saviem klientiem un sabiedrību kopumā. Un visa pamatā ir mērķauditorijas izpēte un nepārtraukta analīze, tajā skaitā, sociālajos tīkos publicēto postu iesaistes un palaisto reklāmu rezultātu analīze. Ja šo visu uzticēsiet biroja administratoram, kuram pašam nav ne zināšanu, ne pieredzes šajos jautājumos, ir muļķīgi sagaidīt labu rezultātu. Un kurš gan var atļauties tērēt līdzekļus mārketinga aktivitātēm, kas neatmaksājas?
Pateicīgs biroja administrators
Labi darbinieki patiesībā ir diezgan liels retums. Vai tiešām esat gatavi zaudēt labu biroja administratoru tikai tāpēc, ka viņš nespēj tikt galā ar pienākumiem, kas nemaz nav domāti viņam? Ja biroja administrators sapratīs, ka jaunie mārketinga pienākumi viņam ir par grūtu, viņš, ļoti iespējams, vienkārši nomainīs darbu. Galu galā uzņēmumu, kas neprasa darbiniekam apvienot divus dažādus amatus, ir vairāk par tiem, kas to prasa. Un kāpēc lai kāds gribētu justies tā, it kā nespētu tikt galā ar saviem pienākumiem, ja tie nemaz nav viņa pienākumi? Taču, ja rīkosieties pareizi un pajautāsiet savam administratoram, vai viņš būtu gatavs pamēģināt jaunus pienākumus, darbinieks sapratīs, ka viņam ir izvēles iespējas, un varēs izvērtēt, vai ir gatavs uzņemties šo atbildību.
Kā risināt situāciju?
Lai nenonāktu situācijā, kur tiešām labs biroja administrators sāk aizdomāties par darba maiņu, jo viņam tiek uzspiesti ar amatu nesaistīti pienākumi, ir iespējami vairāki risinājumi.
Profesionālā izaugsme
Piedāvājiet savam biroja administratoram uzņemties jaunus, ar mārketingu saistītus pienākumus kā vienu no profesionālās izaugsmes iespējām. Paskaidrojiet, ka, ja viņš veiksmīgi tiks ar tiem galā, viņam tiks piedāvāts paausgtinājums vai algas pielikums. Tas motivēs darbinieku uzņemties jaunu atbildību. Šeit svarīgi pārrunāt nosacījumus, kā un kad tiks izvērtēti darba rezultāti. Iespējams, jums ir paveicies, un jūsu biroja administratorā slēpjas nākotnes mārketinga speciālists! Cilvēki ir dažādi, un ir tie, kas ir pateicīgi par iespēju izmēģināt sevi citā lauciņā, tādejādi attīstot savus līdz šim nepielietotos talantus. Taču arī jums ir jāspēj novērtēt šādu darbinieku un viņa ieguldījumu – neuzskatiet, ka šādu papildu pienākumu veikšana ir pašsaprotama un tā nav pienācīgi jāatalgo!
Ja gadījumā jūsu biroja administrators no piedāvājuma atsakās vai piekrīt, bet procesā saprot, ka netiks galā, nesodiet viņu! Ļaujiet atgriezties pie sākotnējiem pienākumiem un izvēlieties citu risinājumu.
Mārketinga aģentūra
Otrs risinājums ir izmantot mārketinga aģentūras pakalpojumus. Ja darba nav daudz, vien daži sociālo tīklu ieraksti un reklāmas kampaņas, aģentūra ir lieliska alternatīva štata darbiniekam ar krietni zemākām izmaksām. Jums būs iespēja vienoties par noteiktu budžetu, sadarbības veidu, vēlamajiem rezultātiem. Turklāt, jums būs garantija, ka darbs tiek izdarīts atbilstoši standartiem – aģentūrā strādā savas jomas profesionāļi. Starp citu, aģentūra var būt labs palīgs arī stratēģiskos risinājumos – mārketinga un reklāmas stratēģijas izstrādē, mērķauditorijas un konkurentu izpētē, rezultātu analīzē.
Rezumējums
Ja jūs saprotat, ka ir laiks pievērsties mārketinga aktivitātēm, taču neesat gatavs pieņemt darbā mārketinga speciālistu, ir risinājumi. Jums ir iespēja vērsties pie sava biroja administratora pēc palīdzības. Iespējams, viņš būs priecīgs par piedāvātajām profesionālās attīstības iespējām, protams, ja par tām būs pienācīgs atalgojums. Taču jums jāapzinās, ka piekrist nav viņa pienākums! Ja jūsu biroja administrators no piedāvājuma atsakās, uzreiz vai procesā, ir pieejami citi risinājumi. Nenosodiet savu darbinieku! Izvērtējiet iespēju izmantot mārketinga aģentūras pakalpojumus, līdz brīdim, kamēr būsiet gatavs noalgot pilnvērtīgu štata darbinieku, ja tāda nepieciešamība radīsies.
